Organisatie en aansturing van de kapelgemeenschap

Voorstellen na de viering van 30 juni 2013

1. Het heden doorgelicht...
- In de huidige situatie zijn er verschillende werkgroepen die op zich goed functioneren   maar eerder los opereren van elkaar.  De werkgroep Liturgie hield tot nu toe zowat het   overzicht over het geheel.
- Die situatie heeft verschillende nadelen o.a.
  * weinig samenhang in het geheel en weinig evaluatie (af en toe kerkberaad)
  * een weinig democratische werking: Wie beslist mee?  Voor hoelang?...
  * werkgroep Liturgie is (te) vaak bezig met organisatiedenken i.p.v. met liturgie
  * enkele domeinen komen slechts sporadisch en niet systematisch aan bod,
     bv.communicatie,   het materieel- financiële (is een éénmanszaak), onthaal,…

2. Uitgangspunten/principes van het her-denken  
- De democratisering van onze gemeenschap (want de geest werkt in elk van ons…)
- Alle domeinen/werkterreinen van onze gemeenschap in kaart brengen: van visie over   financiën, communicatie, liturgie, ... 
- Twee elementen zijn prioritair nl.visie (het waarom en waartoe) en de activiteiten zelf.    Alle praktische en organisatorische elementen zijn slechts middel en staan in-dienst-   van.

3. Materieel en financieel beleid  (lees meer)
 - De cijfers zijn een schatting.
- Linkerkolom geschatte inkomsten (schaal, feesten, bestendige opdrachten,   …)
- Rechterkolom zijn geschatte kosten.
- Veel wordt nu gedragen door Marcel en de dominicanen;
- Wat als het domein verkocht wordt? (Niet aan de orde nu, maar toch iets wat we
  moeten bekijken).
- Huur en verwarming worden dan de grootste posten.
- Een andere grote kost is onderhoud en herstellingen, die nu ook door de
  dominicanen worden gedragen.

4. Organisatiestructuur en organogram  (lees meer)
- Algemeen beeld van de organisatie a.h.v. het organogram.  
  Centraal staat de "stuurgroep" (= een soort dagelijks bestuur) met daarrond
  vier subdomeinen en binnen elk subdomein een aantal werkgroepen.
- De stuurgroep heeft  volgende bevoegdheden:
     * de visie bewaken en het geheel coördineren;
     * zorgen voor samenhang en het uitvoeren van het beleid stimuleren;
     * de regelmaat in de evaluatie bewaken.
- Samenstelling van deze stuurgroep:   4 of maximum 5 leden uit elk van de vier sub-
  domeinen. Best wordt daar een "secretaris" aan toegevoegd voor verslag en
  administratie.
- Het democratisch karakter van deze kerngroep wordt gerealiseerd door o.a. mensen
  stimuleren tot engagement in de gemeenschap, een vorm van verkiezing van verant-
  woordelijken, regelmatig wisselen van verantwoordelijken met getrapte vernieuwing
  (functies met mandaat), gevarieerde leiding (man-vrouw, actief-werkend,
  verschillende leeftijden en levenssituaties), regelmatig inspraak en evaluaties
- De werkgroepen vormen de bouwstenen van de concrete activiteiten: een hele waaier   die onderling ook samenhang vertonen.   Geregeld moeten leden kunnen instappen   en uitstappen.
- Niet volgend jaar maar op termijn denken we aan de structuur van een vzw (dit is ondergeschikt aan de werking, maar een juridische structuur is soms een "noodzakelijk kwaad").  Dan moet er automatisch ook een jaarlijkse Algemene Vergadering plaats vinden, die echter zou kunnen bestaan uit alle leden van onze kapelgemeenschap.  Meteen zou dat het forum zijn voor het vastleggen van het beleid op korte en langere termijn en van de evaluatie daarvan  (cfr. een variant op het huidige "kerkberaad").
  
5. Enkele praktische afspraken
- We starten met een proefjaar, daarna is er een evaluatie.
- Er is de nood aan engagement van veel kapelgangers. Je kan jezelf kandidaat stellen voor een kernactiviteit of voor deelname aan een deelaspect. Je kan andere mensen stimuleren een taak op te nemen. Je kan namen van mensen die jij geschikt acht voor een taak  doorspelen. Met al deze info kan je terecht bij Marcel of bij een lid van de werkgroep Liturgie.
- Midden juli wordt een enquête aangeboden waarin vragen, bekommernissen,… kunnen ingebracht worden en waarin ook kandidatuurstelling mogelijk is.
- Verder tijdspad: zondag 8 september na de viering: stand van zaken op basis van de voorstellen, verrijkt met de suggesties, aanpassingen, … vanuit de twee gespreks-momenten van 16 en 30 juli. 

//  Fonteinfeest van 28 september: start van het proefjaar met concrete toelichting over de vernieuwde organisatie en de aansturing.

De Werkgroep Liturgie